Segnalazione di condotte illecite (whistleblowing)
Nel contesto lavorativo possiamo venire a conoscenza di fatti e condotte scorrette, che possono danneggiare l’interesse pubblico e l’immagine della Provincia Italiana di S. Antonio di Padova dei Frati Minori Conventuali (d’ora i poi anche solo PISAPFMC).
Chi segnala circostanze di cattiva amministrazione, possibili conflitti di interessi o presunti episodi di corruzione, dà prova di una condotta eticamente corretta e contribuisce a prevenire ulteriori fenomeni corruttivi.
Il Legislatore con il Decreto Legislativo 10 marzo 2023, n. 24, che recepisce in Italia la Direttiva (UE) 2019/1937, ha provveduto a modificare la precedente disciplina (cfr. Legge 179/2017), approntando un sistema di tutele maggiori per il soggetto che segnala illeciti (whistleblower è il termine anglosassone divenuto d’uso comune).
L’Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC) per meglio chiarire la portata degli interventi normativi, ha adottato delle apposite “Linee Guida in materia di protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali”.
L’obiettivo perseguito dalla presente procedura è quello di regolamentare il processo di ricezione e gestione delle segnalazioni (c.d. whistleblowing) e di informare adeguatamente tutti i destinatari della disciplina dettata in materia, affinché ne sia assicurato il pieno rispetto.
a) i dipendenti della PISAPFMC;
b) i lavoratori autonomi, i titolari di un rapporto di collaborazione, i liberi professionisti e i consulenti, i volontari e i tirocinanti, anche se a titolo gratuito, che prestano la propria attività presso la PISAPFMC;
c) i titolari di funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza presso PISAPFMC.
d) i liberi professionisti e i consulenti che prestano la propria attività presso PISAPFMC;
e) i volontari e i tirocinanti, retribuiti e non retribuiti, che prestano la propria attività presso PISAPFMC;
a) prima dell’inizio del rapporto giuridico con PISAPFMC, se con la segnalazione si fa riferimento a informazioni raccolte durante il processo di selezione o in altre fasi precontrattuali;
b) durante il periodo di prova;
c) durante il rapporto giuridico con PISAPFMC;
d) successivamente alla conclusione del rapporto giuridico con PISAPFMC, se con la segnalazione si fa riferimento a informazioni raccolte nel corso del rapporto stesso.
Nei confronti del segnalante non è consentita, né tollerata alcuna forma di ritorsione o misura discriminatoria, diretta o indiretta, per motivi collegati direttamente o indirettamente alla segnalazione. Per misure discriminatorie o ritorsive s’intendono, a titolo esemplificativo, le azioni disciplinari ingiustificate, i demansionamenti senza giustificato motivo, le molestie sul luogo di lavoro e ogni altra forma di ritorsione che determini condizioni di lavoro disagevoli o intollerabili.
Tali forme di tutele operano nei confronti:
a) del segnalante;
b) della persona che assiste il segnalante nel processo di segnalazione, operante all’interno del medesimo contesto lavorativo e la cui assistenza deve essere mantenuta riservata (c.d. facilitatore);
c) delle persone del medesimo contesto lavorativo del segnalante e che sono legate ad essa da uno stabile legame affettivo o di parentela entro il quarto grado;
d) di enti di proprietà della persona segnalante o per i quali la stessa persona lavora, nonché gli enti che operano nel medesimo contesto lavorativo del segnalante.
La segnalazione deve riguardare informazioni sulle violazioni di disposizioni normative regionali, nazionali o dell'Unione europea commesse o che, sulla base di elementi concreti, potrebbero essere commesse nelle strutture della PISAPFMC, ledendo l'interesse pubblico o l'integrità della PISAPFMC stessa(Le segnalazioni possono comprendere anche le informazioni o gli elementi che riguardano condotte volte ad occultare le violazioni o a distruggere le prove della violazione).
Si tratta di comportamenti, atti od omissioni che consistono ad esempio in:
a) illeciti penali, civili, amministrativi o contabili;
b) illeciti che rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’Unione europea o nazionali relativi a: contratti pubblici; servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio; sicurezza e conformità dei prodotti; tutela dell'ambiente (scarico, emissione o smaltimento illecito di rifiuti pericolosi); salute pubblica; protezione dei consumatori; tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi ;
c) atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione (le frodi, la corruzione e altra attività illegale connessa alle spese dell’Unione);
d) atti od omissioni riguardanti il mercato interno, come le violazioni in materia di concorrenza e di aiuti di Stato;
e) atti o comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni di cui agli atti dell’Unione (il ricorso alle cd. pratiche abusive quali l’adozione di prezzi cd. predatori, sconti target, vendite abbinate) contravvenendo alla tutela della libera concorrenza.
La segnalazione non può riguardare
a) le notizie palesemente prive di fondamento per l’assenza di elementi di fatto idonei a giustificare accertamenti o quando perseguano l’unica finalità di nuocere o arrecare molestia ad altri o perché estranee alla sfera di competenza della PISAPFMC;
b) le informazioni che sono già totalmente di dominio pubblico;
c) le informazioni acquisite solo sulla base di indiscrezioni o vociferazioni scarsamente attendibili (ad es.: voci di corridoio);
d) le contestazioni, rivendicazioni o richieste legate ad un interesse di carattere personale che attengono esclusivamente ai propri rapporti individuali di lavoro (per esempio: vertenze di lavoro, discriminazioni tra colleghi, conflitti interpersonali con un altro lavoratore o con i superiori gerarchici, segnalazioni a trattamenti di dati effettuati nel contesto del rapporto individuale di lavoro in assenza di lesioni dell’interesse pubblico o dell’integrità dell’amministrazione pubblica o dell’ente);
e) le segnalazioni di violazione laddove già disciplinate in via obbligatoria dagli atti dell’Unione Europea o nazionali (a titolo esemplificativo: abusi di mercato,segnalazioni di violazioni nel settore bancario e l’obbligo sia delle banche, e delle relative capogruppo, sia della Banca d’Italia, di garantire la riservatezza dei dati personali del segnalante e del presunto responsabile della violazione);
f) le segnalazioni di violazioni in materia di sicurezza nazionale, nonché di appalti relativi ad aspetti di difesa o di sicurezza nazionale.
Restano ferme le disposizioni nazionali o dell’UE su:
a) informazioni classificate dall’accesso non autorizzato;
b) segreto professionale forense e medico;
c) segretezza delle deliberazioni degli organi giurisdizionali;
d) norme di procedura penale;
e) autonomia e indipendenza della magistratura;
f) difesa nazionale e di ordine e sicurezza pubblica;
g) esercizio dei diritti dei lavoratori.
La persona a segnalare,indipendentemente dai motivi che l’hanno indotta alla segnalazione, deve avere un ragionevole e fondata ragione di ritenere che le informazioni sulle violazioni segnalate siano vere e rientrino nell'ambito oggettivo previsto dal decreto.
La segnalazione deve essere il più possibile chiara, esaustiva e circostanziata e deve fornire tutti gli elementi utili a consentire le dovute verifiche ed accertamenti a riscontro della fondatezza di quanto segnalato.
In particolare la segnalazione deve contenere preferibilmente, le seguenti informazioni:
a) l’identità del segnalante e la qualifica ricoperta all’interno della PISAPFMC (tale informazione è indispensabile per poter garantire le tutele al Wistleblower) ;
b) le circostanze di tempo e di luogo in cui si è verificato il fatto oggetto della segnalazione;
c) le modalità con le quali se ne è avuta conoscenza dei fatti;
d) la descrizione dettagliata della violazione, accompagnata dai documenti che possano fornire elementi di fondatezza dei fatti
e) le generalità o altri elementi che consentano di identificare il soggetto cui attribuire i fatti segnalati;
f) l’indicazione di altri soggetti potenzialmente a conoscenza dei fatti.
La PISAPFMC mette a disposizione un apposito modulo (ALLEGATO “B”) al fine di facilitare una completa segnalazione
N.B. Le segnalazioni anonime, se circostanziate, sono equiparate a segnalazioni ordinarie e consentono la tutela del segnalante anonimo solo se successivamente si identifica e subisce ritorsioni.
La legge ha previsto un sistema diversificato di segnalazione, incoraggiando il cosiddetto canale interno, in quanto più vicino all’origine delle questioni oggetto della segnalazione, fornendo però anche la possibilità di utilizzare, se ve ne sono i presupposti, il canale esterno presso l’Autorità Nazionale Anticorruzione - ANAC, la divulgazione pubblica e la denuncia all’Autorità giudiziaria o contabile.
Canale di segnalazione interna
La PISAPFMC ha individuato nell’DPO la figura deputata a ricevere e gestire le segnalazioni, idonea a ricoprire il ruolo in ragione delle sue competenze professionali e delle funzioni ricoperte. Il DPO, cui la società ha affidato il ruolo di “Gestore delle segnalazioni” con ulteriore incarico ad hoc, possiede, infatti, i requisiti di autonomia, richiesti dalla normativa, intesi come imparzialità e indipendenza, e si considera soggetto idoneo a garantire un livello adeguato di tutela della riservatezza ex D.lgs. 24/2023. Il Gestore delle segnalazioni gestisce in autonomia le segnalazioni ricevute, nel rispetto dei principi di imparzialità e riservatezza, effettuando ogni attività ritenuta opportuna per la valutazione della segnalazione, inclusa l’eventuale audizione del segnalante o dei soggetti che possono riferire sui fatti segnalati.
Le segnalazioni interne possono essere inoltrate:
• in forma scritta:
la segnalazione è trasmessa mediante
Piattaforma di segnalazione interna (reperibile sul Sito santantonio.org oppure al link “https://www.iubenda.com/whistleblowing-form/it/15dad92e-77af-4423-ae92-798fe8f2b7d8”) che ne consente l’invio al Gestore delle segnalazioni in modalità protetta e crittografata a garanzia della riservatezza dell'identità della persona segnalante e dell’eventuale facilitatore, della persona coinvolta o comunque menzionata nella segnalazione, del contenuto di essa e della relativa documentazione.
Invio a mezzo del servizio postale, via posta raccomandata, all’attenzione del DPO, presso PISAPFMC - Messaggero di S. Antonio, via Orto Botanico. 11, 35123 Padova (PD),
Tale segnalazione dovrà essere preferibilmente redatta mediante compilazione del modulo compilabile allegato alla presente procedura (ALLEGATO “B”).
Questa modalità richiede l’adozione di ulteriori accorgimenti da parte del segnalante, al fine di usufruire della garanzia di riservatezza. Il segnalante avrà cura di inserire la segnalazione in due buste chiuse, includendo nella prima i propri dati identificativi, unitamente alla fotocopia di un documento di identità; nella seconda, l’oggetto della segnalazione. È poi necessario che le due buste siano inserite in una terza busta, che riporti all’esterno la dicitura “riservata personale al DPO, presso PISAPFMC - Messaggero di S. Antonio, via Orto Botanico. 11, 35123 Padova (PD)” senza indicare in alcun modo sulla busta i propri dati.
La segnalazione è oggetto di protocollazione riservata, mediante autonomo registro, da parte del Gestore delle segnalazioni, il quale si impegna altresì a garantire la riservatezza dell’identità del segnalante e del contenuto delle buste.
• in forma orale:
Il segnalante può presentare una richiesta di incontro diretto con il Gestore delle segnalazioni, al fine di effettuare personalmente la propria segnalazione whistleblowing. L’appuntamento può essere richiesto direttamente al Gestore delle segnalazioni oppure telefonicamente al 3492976447. In ogni caso, il Gestore delle segnalazioni si impegna a fissare l’incontro entro un termine ragionevole. Nel corso dell’incontro, il whistleblower descrive dettagliatamente il fatto oggetto della segnalazione, con indicazione chiara degli elementi; il Gestore delle segnalazioni stila un verbale, il quale è sottoscritto anche dal segnalante, cui è consegnata una copia.
Il Gestore delle segnalazioni:
a) rilascia al segnalante un avviso di ricevimento della segnalazione entro 7 giorni dalla data di ricezione;
b) effettua un esame preliminare della segnalazione per valutare la sussistenza dei requisiti essenziali e per valutarne l’ammissibilità al fine di poter accordare al segnalante le tutele previste dalla legge (attività che si conclude di norma entro 15 giorni dall’avviso di ricevimento della segnalazione). Per effettuare tale valutazione il Gestore delle segnalazioni verifica l’eventuale manifesta infondatezza della segnalazione per l’assenza di elementi di fatto idonei a giustificare accertamenti e l’eventuale genericità del contenuto della segnalazione, se tale da non consentire la comprensione dei fatti ovvero se corredata da documentazione non appropriata o non pertinente;
c) ove quanto segnalato non sia adeguatamente circostanziato, può chiedere elementi integrativi al segnalante con il quale mantiene interlocuzioni costanti mediante mail o recapiti telefonici, o anche di persona, ove il segnalante abbia richiesto un incontro diretto;
d) in caso di manifesta ed evidente infondatezza della segnalazione la archivia e ne dà comunicazione al segnalante;
e) se la segnalazione è ammissibile e qualificabile come whistleblowing, avvia l’istruttoria interna sui fatti o sulle condotte segnalate per valutare la sussistenza degli stessi, rispettando la tutela della riservatezza. Per meglio valutare i fatti può acquisire chiarimenti, ad esempio disponendo l’audizione del segnalante e di eventuali altri soggetti interessati (attività che si conclude di norma entro 3 mesi dall’avviso di ricevimento della segnalazione);
f) all’esito dell’istruttoria fornisce un riscontro al segnalante, dando conto delle misure previste o adottate o da adottare per dare seguito alla segnalazione e dei motivi della scelta effettuata.
Nel caso in cui ricorra un’ipotesi di conflitto di interesse, ovvero nei casi in cui il Gestore delle segnalazioni coincida con il segnalante, con il segnalato o sia comunque una persona coinvolta o interessata alla segnalazione, la segnalazione può essere indirizzata al vertice della PISAPFMC o direttamente all’ANAC.
Segnalazione inviata ad un soggetto non competente
Qualora la segnalazione interna sia presentata ad un soggetto diverso dal Gestore delle segnalazioni:
a) laddove il segnalante dichiari espressamente di voler beneficiare delle tutele in materia whistleblowing o tale volontà sia desumibile dalla segnalazione, la segnalazione è considerata “segnalazione whistleblowing” e va trasmessa, entro sette giorni dal suo ricevimento, al Gestore delle segnalazioni, dando contestuale notizia della trasmissione alla persona segnalante.
b) se il segnalante non dichiara espressamente di voler beneficiare delle tutele, o detta volontà non sia desumile dalla segnalazione, detta segnalazione è considerata quale segnalazione ordinaria.
Canale di segnalazione esterna presso l’Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC)
I segnalanti possono utilizzare il canale esterno messo a disposizione dall’ANAC solo se:
a) non è prevista, nell’ambito del contesto lavorativo, l’attivazione obbligatoria del canale di segnalazione interna ovvero questo, anche se obbligatorio, non è attivo o, anche se attivato, non è conforme a quanto richiesto dalla legge;
b) la persona segnalante ha già effettuato una segnalazione interna e la stessa non ha avuto seguito;
c) la persona segnalante ha fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito ovvero che la stessa segnalazione potrebbe determinare un rischio di ritorsione;
d) la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.
Le segnalazioni esterne sono trasmesse all’Autorità Nazionale Anticorruzione e sono effettuate in forma scritta tramite piattaforma informatica (https://whistleblowing.anticorruzione.it/#/) oppure in forma orale, la quale su richiesta della persona segnalante può essere effettuata anche attraverso un incontro diretto.
Divulgazione pubblica
Divulgare pubblicamente vuol dire rendere di pubblico dominio informazioni sulle violazioni tramite la stampa o mezzi elettronici o comunque tramite mezzi di diffusione in grado di raggiungere un numero elevato di persone. I segnalanti possono effettuare direttamente una divulgazione pubblica quando:br />
a) la persona segnalante ha previamente effettuato una segnalazione interna ed esterna ovvero ha effettuato direttamente una segnalazione esterna e non è stato dato riscontro entro i termini stabiliti in merito alle misure previste o adottate per dare seguito alle segnalazioni;br />
b) la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse;br />
c) la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la segnalazione esterna possa comportare il rischio di ritorsioni o possa non avere efficace seguito in ragione delle specifiche circostanze del caso concreto, come quelle in cui possano essere occultate o distrutte prove oppure in cui vi sia fondato timore che chi ha ricevuto la segnalazione possa essere colluso con l'autore della violazione o coinvolto nella violazione stessa.
Misure di protezione
Al segnalante e agli altri soggetti previsti si applicano le misure di protezione stabilite dal d.lgs. n. 24 del 2023 se, al momento della segnalazione, la persona segnalante ha avuto fondato motivo di ritenere che le informazioni sulle violazioni segnalate fossero vere e rientrassero nell'ambito oggettivo previsto dal decreto e se la segnalazione è stata effettuata secondo le procedure previste.
Queste misure includono
Il divieto di ritorsioni
I soggetti che beneficiano delle misure di protezione non possono subire alcuna ritorsione, consistente in qualsiasi comportamento, atto od omissione - anche solo tentato o minacciato - posto in essere in ragione della segnalazione, che provochi o possa provocare alla persona segnalante, in via diretta o indiretta, un danno ingiusto, quali ad esempio:
- il licenziamento, la sospensione o misure equivalenti;
- la retrocessione di grado o la mancata promozione;
- il mutamento di funzioni, il cambiamento del luogo di lavoro, la riduzione dello stipendio, la modifica dell'orario di lavoro;
- la sospensione della formazione o qualsiasi restrizione dell'accesso alla stessa;
- le note di merito negative o le referenze negative;
- l'adozione di misure disciplinari o di altra sanzione, anche pecuniaria;
- la coercizione, l'intimidazione, le molestie o l'ostracismo;
- la discriminazione o comunque il trattamento sfavorevole;
- la mancata conversione di un contratto di lavoro a termine in un contratto di lavoro a tempo indeterminato, laddove il lavoratore avesse una legittima aspettativa a detta conversione;
- il mancato rinnovo o la risoluzione anticipata di un contratto di lavoro a termine;
- i danni, anche alla reputazione della persona, in particolare sui social media, o i pregiudizi economici o finanziari, comprese la perdita di opportunità economiche e la perdita di redditi;
- l'inserimento in elenchi impropri sulla base di un accordo settoriale o industriale formale o informale, che può comportare l’impossibilità per la persona di trovare un'occupazione nel settore o nell'industria in futuro;
- la conclusione anticipata o l'annullamento del contratto di fornitura di beni o servizi;
- l'annullamento di una licenza o di un permesso.
Il dovere di riservatezza:
L’identità della persona segnalante - e qualsiasi altra informazione da cui possa evincersi - non può essere rivelata, senza il consenso espresso del segnalante, a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alle segnalazioni.
E’ garantita la massima riservatezza anche dell'identità delle persone coinvolte e delle persone menzionate nella segnalazione fino alla conclusione del procedimento avviato in ragione della segnalazione stessa.
Il sostegno e la tutela legale
Sono previste misure di sostegno che consistono in informazioni, assistenza e consulenze a titolo gratuito sulle modalità di segnalazione e sulla protezione dalle ritorsioni, sui diritti della persona coinvolta, nonché sulle modalità e condizioni di accesso al patrocinio a spese dello Stato. È consultabile presso il sito dell’ANAC l’elenco degli enti del Terzo settore che forniscono alle persone segnalanti tali misure di sostegno.
Le limitazioni di responsabilità
Non è punibile chi riveli o diffonda informazioni sulle violazioni (es. quelle coperte dall’obbligo di segreto, diverso da quello professionale forense e medico; quelle relative alla tutela del diritto d’autore o alla protezione dei dati personali) se, al momento della segnalazione, aveva ragionevoli motivi di ritenere che la rivelazione o diffusione delle informazioni fosse necessaria per effettuare la segnalazione e la stessa sia stata presentata con le modalità richieste dalla legge.
Salvo quanto previsto dall'articolo 20 del d.lgs. n. 24 del 2023 sulle limitazioni di responsabilità, quando è accertata, anche con sentenza di primo grado, la responsabilità penale della persona segnalante per i reati di diffamazione o di calunnia ovvero la sua responsabilità civile, per lo stesso titolo, nei casi di dolo o colpa grave, le tutele non sono garantite e alla persona segnalante o denunciante è irrogata una sanzione disciplinare
I dati personali dei segnalanti, dei segnalati e di tutti i soggetti eventualmente coinvolti, acquisiti in occasione della gestione della segnalazione, sono trattati nel rispetto delle normative vigenti in materia di protezione dei dati personali e, in ogni caso, in linea con le previsioni del GDPR. o del D.lgs. 51/2018.
È stata redatta apposita integrazione all’informativa (ALLEGATO “A”) e al Registro dei trattamenti del Titolare.
Fermi restando gli altri profili di responsabilità, l’ANAC applica ai responsabili di violazioni alle ricordate disposizioni di legge le seguenti sanzioni amministrative pecuniarie:
- da 10.000 a 50.000 euro quando accerta che sono state commesse ritorsioni o quando accerta che la segnalazione è stata ostacolata o che si è tentato di ostacolarla o che è stato violato l’obbligo di riservatezza;
- da 10.000 a 50.000 euro quando accerta che non sono stati istituiti canali di segnalazione, che non sono state adottate procedure per l’effettuazione e la gestione delle segnalazioni ovvero che l’adozione di tali procedure non è conforme alla legge, nonché quando accerta che non è stata svolta l’attività di verifica e analisi delle segnalazioni ricevute;
- da 500 a 2.500 euro, nel caso di perdita delle tutele, salvo che la persona segnalante sia stata condannata, anche in primo grado, per i reati di diffamazione o di calunnia o comunque per i medesimi reati commessi con la denuncia all’autorità giudiziaria o contabile.